Заявка в корпоративный издательский центр

 

1.    Вы инициатор заявки в корпоративный издательский центр (типография) – Роль инициатор

 

1.1.    Создайте документ в системе (создайте служебную записку), нажмите на кнопку Создать. В выпадающем списке выберите пункт Служебная записка.

1.2.    В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе. В строке «Вид документа» в выпадающем списке выберите Заявка в типографию.

 

Важно: от выбора вида документа зависит маршрут по этапам регламента.

Заполните содержание, имя документу присвоится автоматически.

В строке «Адресат» введите Сотрудник производственного отдела (вводить нужно именно роль, а не фамилию сотрудника (смотреть картинку)).

 

Заявка в производственный отдел оформляется строго по утвержденному шаблону - выберите документ из шаблона. Нажмите на кнопку Создать из шаблона, выберите шаблон Заявка в типографию.

Нажмите на кнопку Сохранить.

В результате у вас получится следующая карточка документа:

 

 

 

 

1.3.    После сохранения версия документа станет доступной для редактирования. Откройте версию документа, заполните документ. Сохраните документ.

 

Важно: добавляйте приложения к документу (макеты для печати, бланки и т.д.) через кнопку Связи-Добавить приложение. В случае отсутствия прикрепленного к заявке макета (слишком большой размер файлов, макеты находятся в другом подразделении и т.д.), в примечании укажите данную информацию для ответственного исполнителя.

Корректное оформление заявки на этапе инициатора существенно сокращает время прохождения по этапам регламента.

 

1.4.    Перейдите к карточке документа в системе, отправьте документ на согласование по регламенту для дальнейшего рассмотрения ответственными подразделениями (для этого на панели действий нажмите на кнопку Отправка, выберите На согласование по регламенту).

1.5.    В открывшейся карточке задачи на согласование по регламенту (при необходимости) заполните строку Дополнительный согласующий*. Обратите внимание на то, что задача на согласование будет направлена согласующим друг за другом в том порядке, в котором они внесены, что означает, что согласующие должны указываться по иерархии должностей.

В строке На подпись укажите Шестерня П.А. (проректор по научной работе, владелец процесса, подписант документа) и нажмите на кнопку Отправить.

 

Обратите внимание: на вкладке Регламент вы можете посмотреть все предстоящие этапы пути служебной записки в соответствии с выбранными параметрами и заполненными полями в п.п. 1.2-1.5.

После выполнения всех этапов по регламенту, вам поступит уведомление об ознакомлении со сроками исполнения задания по печати.

 

2.    Вы согласующий руководитель -  Роль обязательный согласующий

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором заявки, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите причину отказа в согласовании, дополнительно введите текст «Прошу прекратить согласование документа» и нажмите кнопку На доработку

-если вы приняли решение внести корректировки в документ самостоятельно, внесите изменения и нажмите на кнопку Согласовать.

 

3.    Вы дополнительный согласующий -  Роль дополнительный согласующий

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором заявки, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите причину отказа в согласовании, дополнительно введите текст «Прошу прекратить согласование документа» и нажмите кнопку На доработку

-если вы приняли решение внести корректировки в документ самостоятельно, внесите изменения и нажмите на кнопку Согласовать.

 

4.    Вы руководитель КИЦ -  Роль обязательный согласующий

-если у вас отсутствуют замечания к заявке, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что заявка должна быть отредактирована, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите причину отказа в согласовании, дополнительно введите текст «Прошу прекратить согласование документа» и нажмите кнопку На доработку

-если вы приняли решение внести корректировки в документ самостоятельно, внесите изменения и нажмите на кнопку Согласовать.

 

5.    Вы подписант документа, владелец процесса, проректор по научной работе -  Роль подписант

Вам пришла служебная записка на подписание. Документ утверждается ЭЦП:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, подпишите документ, нажмите на кнопку Подписать,

-если вы отказываете в подписании документа, нажмите на кнопку Отказать,

-если вы считаете, что документ требует доработки, подробно в примечании опишите причину доработки и нажмите кнопку На доработку.

 

6.    Вы сотрудник производственного отдела -  Роль адресат

Вам пришла заявка на рассмотрение. Присвойте заявке регистрационный номер.

Проверьте корректность оформления заявки, оцените сроки исполнения.

-если у вас отсутствуют замечания к заявке, нажмите на кнопку Отправить на исполнение, укажите срок, до которого заявка будет исполнена